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En lo que respecta al impuesto municipal son varias la circunstancias que hemos de tener en cuenta al momento de pagar, situación que ciertamente nos motiva a compartir con ustedes algunos considerandos que son de vital importancia, frente al cumplimiento de estas obligaciones de pago:

1. El pago del impuesto municipal esta basado en la actividad comercial no en el ingreso. Recordemos que una actividad no puede estar gravada dos veces de modo que, si el Municipio gravara el ingreso, se estaría pagando dos veces por la renta. El Municipio realmente usa el ingreso anual como un parámetro. La actividad comercial en conjunto con el ingreso anual sirve para ubicar a la empresa en una tabla y con eso determinar el monto a pagar.

2. La emisión del aviso de operación es el que determina desde cuando se paga. El Ministerio de Comercio e Industrias esta vinculado con el Municipio de modo que inmediatamente se produce la expedición del aviso el Municipio es informado y se procede a asignar el impuesto a pagar. Extrañamente en este caso el impuesto que se paga al Municipio si compite con el impuesto de aviso de operación que es un impuesto nacional, de modo que sí se puede decir que existe una doble tributación (recordemos que no se grava el aviso sino el ejercicio de una actividad comercial). Pocos saben que el aviso de operación permite establecer una fecha “futura” de inicio de operaciones lo que nos permite evitar que se grave a la empresa por una actividad que no está realizando.

3. El pago del impuesto municipal solo debe considerar la operación en el Municipio de Panamá. Dado que la declaración del ingreso es “voluntaria” es importante considerar que solo debe declararse el ingreso generado en el Municipio de Panamá, excluyendo otros Municipios. Muchas veces el Municipio solicita que se aporte la copia de la declaración de renta con el objeto de validar la facturación, situación con la que debemos tener cuidado ya que en esta se refleja el total sin discriminar la facturación en el resto de los Municipios.

Al entrar en el último trimestre del año, debemos tener en cuenta que se encuentra a la vuelta de la esquina el cierre del año o periodo fiscal ante el Municipio de Panamá, y con ello, la presentación de la Declaración Jurada anual de Ingresos Brutos por parte de los contribuyentes.

• Plazo de Presentación:

El plazo de presentación de la Declaración Jurada anual de Ingresos Brutos corresponde a los primeros noventa (90) días calendarios del año. Por lo que tendríamos de enero a marzo del año 2022 para presentar nuestra Declaración Jurada, pero ¿Sabías que existe un incentivo por pronto pago de los impuestos municipales derivados de la presentación de la declaración jurada anual de ingresos brutos?

• Incentivo por Pago Anticipado:

Al realizar la entrega de la declaración de renta antes del veinte (20) de enero, el Municipio de Panamá le otorgará un descuento del diez (10) por ciento en concepto de pago anticipado de los Impuestos Municipales generados por su actividad comercial durante el periodo fiscal presentado en la Declaración Jurada Anual de Ingresos Brutos. Este descuento solamente será aplicado si se cancela en un solo pago la anualidad completa de los impuestos generados para dicho periodo fiscal declarado.

Debemos tener presente que las medidas adoptadas por el Municipio de Panamá en calidad de moratoria o alivio fiscal para la Declaración Jurada Anual de Ingresos Brutos del año 2020 y el pago de los impuestos municipales derivados de la presentación de esta, no serán practicados por esta institución para el año o periodo fiscal 2021, toda vez que dichas medidas adoptadas fueron en consideración de la baja en las actividades comerciales de los contribuyente producto de la Pandemia ocasionada por el COVID-19.

Con el tiempo y luego de gestionar y revisar muchos contratos, podemos decir sin temor a equivocarnos que, al momento de contratar con un proveedor, caemos en la falsa creencia de que hemos Negociado con éxito cuando hemos alcanzado un buen precio o hemos obtenido un valor adicional sin que eso nos represente pagar más, sin embargo, en lo que a proveedores se refiere es muchas veces una ilusión. Por supuesto, si no incluimos en la negociación elementos que no sabemos que debemos considerar malamente podremos saber si nuestra negociación es exitosa o no.

En la mayoría de los casos cuando entramos a la formalización del contrato afloran circunstancias no previstas en la negociación que tienen el potencial de incrementar costos o incluso afectar el mismo modelo del negocio del proveedor, y nos damos cuenta, algo tarde, que el servicio que se nos ofrece es incompatible (por la manera como este proveedor en particular lo presta) con nuestras propias expectativas e intereses empresariales. Esto, es más común de lo que se esperaría, y lo explicamos mejor a continuación:

1. Hegemonía: Pensemos en que tenemos una necesidad relacionada a producción. Entre las múltiples opciones, existen algunas representadas por varios distribuidores tanto locales como internacionales, otras con presencia local solamente y otras representadas directamente por su Fabricante. ¿Cuál de estas opciones es la mejor y por qué? La respuesta a esta pregunta depende de muchos factores, sin embargo, lo cierto es que seleccionar a la que mas opciones de representación tenga suele ser la mejor opción, porque, escoger el producto o servicio más único y exclusivo (considerando que único y exclusivo no equivale a “calidad”) trae aparejada la inevitable relación de dependencia de un único proveedor lo que implica que sin saberlo, le hemos dado a éste una posición de hegemonía y nos hemos colocado en desventaja al momento de negociar a futuro durante el desarrollo del contrato. Con el pasar del tiempo nos daremos cuenta de que hemos realizado una inversión entorno a un equipo, un software o un sistema que seguramente desestimulará cualquier cambio de proveedor y nos obligará a aceptar condiciones de renovación, soporte o reemplazo que no hubiésemos aceptado de ningún proveedor en circunstancias usuales. Si llevamos este escenario a otro nivel podemos incluso haber arriesgado nuestra propia existencia empresarial sin saberlo. Pensemos por un momento en que nuestro éxito comercial o la continuidad de nuestra operación depende de ese producto especial, especifico, que solo vende “ese proveedor”… solo un pensamiento para reflexionar.

2. La mancuerna del Pago y las Garantías: Sabemos sin duda que todo producto cuenta con garantía, pero a veces se olvida que los servicios también cuentan con garantía incluyendo los programas de computadora, los sistemas y las consultorías. Es deber del que presta un servicio garantizar el resultado de éste. Haber cumplido con las expectativas del cliente es sin duda una garantía en si misma, pero pocas veces prevemos eso cuando negociamos con el proveedor. Sin entrar a ver las razones, muchos consultores, programadores o licenciantes omiten en sus propuestas la inclusión de parámetros que nos permitan medir la efectividad del servicio o determinar la calidad y cualidad de lo que nos dan. Un consultor siempre deberá ser medido en base a tiempos fijados en un cronograma, en base a entregables que reflejen sin problemas, el antes, el durante y el después del asunto o problema que se trató, y una implementación con evidencias físicas de que ese esfuerzo de la empresa al invertir en este inmaterial se tradujo en algo útil ya que el conocimiento efectivamente se trasmitió al personal. En lo que respecta a cierto tipo de servicios tecnológicos o incluso de otro tipo esto suele reflejarse en los SLA (Service Level Agreement). Esto importa porque el pago por el servicio también debe estar ligado al cumplimiento de estos parámetros. La relación entre la progresión del pago y la concreción de los avances en la prestación del servicio debe ser casi perfecta. Muchas veces no consideramos que cuando un proveedor solicita un pago adelantado estamos tomando un riesgo que será tan alto como el valor del pago que estemos adelantando y el plazo que estemos dando, porque en realidad al pagar por adelantado, no estamos recibiendo nada a cambio solo una simple promesa, y cuando el dinero que se usa es el de la empresa eso adquiere otra dimensión.

Casi siempre, cuando se llega al momento de hacer el contrato esta circunstancia se advierte y se trata de enmendar, resultando entonces que la fase de negociación debe retomarse, ya que obviamente el proveedor deberá ajustar el lápiz o incluso es posible que se deba cambiar de proveedor.

En nuestro próximo boletín hablaremos con mas detalle de otras circunstancias relacionadas al pago, las garantías, y el transporte.

Muchas veces se tiende a confundir la gestión del riesgo con la gestión de los efectos, confundir lo que es propio de la gestión operativa de la empresa con lo que son los efectos o consecuencias dañosas de esa gestión es mucho más común de los que se pensaría y obviamente, si hay error en la propia concepción resultará errada la gestión del riesgo que se haga con el esperable resultado de ineficacia.

Toda gestión de riesgo se diseña partiendo de un punto común; todas se basan en determinar un hecho presunto, dimensionarlo y en base a esto generar un proceso de gestión cuyo objetivo es evitar la ocurrencia de ese hecho presunto o minimizar los efectos, todo esto, se hace en torno al concepto “riesgo” que es el termino que se usa para aglutinar, el hecho presunto, la posibilidad de que este ocurra y el efecto que acarrea si ocurre, por ello, al final, la gestión siempre se enfoca en el riesgo y el hecho presunto.

Cuando estamos frente a una gestión de riesgos operativos, lo que entendemos como riesgo es la probabilidad de que un hecho ocurra (hecho presunto) y el efecto que este podría ocasionar sobre el público objetivo, – a causa de la afectación en la propia operación –  por tanto, la consecuencia que tratamos de gestionar será la pérdida de clientes por insatisfacción causada por el mal servicio o la baja calidad de un producto, la perdida de una representación comercial, la incapacidad de producir o prestar el servicio, y en general cualquier cosa que pudiera ser consecuencia de errores en la fase productiva, errores que se asocian al tipo de servicio que prestemos o negocio que desarrollemos.

En el riesgo legal, el hecho presunto puede, entre otros, incluir un hecho operativo, sin embargo lo que tratamos de evitar o minimizar es la consecuencia legal de ese hecho, tales como multas, pago de indemnizaciones, demandas, penas de prisión, perdida de licencias o acreditaciones, en resumen, se trata de lidiar con las consecuencias de una falla del proceso operativo o de otro tipo de procesos con el fin de evitar consecuencias vinculadas a sanciones.

Entonces, la mejor manera de afrontar esto es partiendo de un correcto entendimiento de la gestión y hacerlo en base a principios como:

• La gestión del riesgo legal es autónoma
• La gestión del riego legal se adapta al tipo de operación de la empresa
• La gestión del riesgo legal implica una actividad constante de supervisión y actualización
• La gestión del riesgo legal es impostergable debido a la gravedad de las consecuencias del daño que gestiona.

Al iniciar cualquier tipo de emprendimiento es crucial tomar en cuenta los aspectos legales atinentes a éste, tomando en cuenta que muchas veces el simple hecho de entender qué aspectos legales de entre todo el ramillete que puede existir resulta aplicable al tipo de negocio que queremos desarrollar, por esta razón, la manera más fácil de poder cumplir con el objetivo es a través de la simplificación de las áreas de nuestro emprendimiento sobre las cuales ha de haber una incidencia significativa de la regulación legal y normativa. Cumpliendo este objetivo, hemos diseñado un esquema en base a 5 áreas puntuales sobre las cuales trabajaremos para concretar el alcance de nuestro análisis proyectivo legal.

1. Vehículo del Ejercicio,
2. Financiamiento
3. Relaciones con terceros
4. Legislación
5. Permisologia

1. Vehículo del Ejercicio: Con esta denominación queremos referirnos al “quién” es decir, el sujeto activo que prestará el servicio o venderá el producto. Determinar si desarrollaremos nuestro negocio de forma directa (a titulo personal) o por medio de una sociedad anónima es fundamental, ya que esta decisión nos acompañará el resto de nuestra aventura empresarial, puesto que, de esta decisión se derivarán múltiples y variadas consecuencias, muchas de vital importancia para el negocio.
Concretamente se trata de decidir si vamos adelante como persona natural o como persona jurídica, lo que es de suma importancia que se determine, ya que los cambios que se hagan de una forma a otra acarrean gastos que pueden preverse valorando bien la situación desde los inicios.

Estos son los elementos por considerar:
a. Desarrollar nuestro emprendimiento a título personal es mas barato ya que no debemos gastar en incorporar una sociedad anónima.
b. Pero al hacerlo a título personal, estamos sacrificando seguridad patrimonial y legal, ya que la responsabilidad frente a terceros y empleados la asumimos “personalmente”, lo que definitivamente no es conveniente.
c. Existen mecanismos de estímulo tanto para personas jurídicas como para personas naturales, en este caso el más preponderante es el régimen impositivo que determina la Ley 33 de 25 de Julio de 2000, Ley 132 de diciembre de 2013 y Ley 189 de 17 de diciembre de 2020 que adiciona el articulo 699 A del Código Fiscal.
d. Ejecutar el negocio con una persona jurídica facilita por mucho el manejo entre socios si es que somo varios los emprendedores.
Recomendación: Definitivamente, una persona jurídica es la opción recomendada.

2. Financiamiento: A nivel mundial se manejan múltiples figuras por las cuales se puede obtener financiamiento, se manejan mecanismos como el Crowdfunding, Crowdlending, Tokenización y muchos otros que van tomando auge como una alternativa al sector financiero formal, que muchas veces es inalcanzable cuando estamos iniciando un negocio, sin embargo es muy importante que tomemos en cuenta que en nuestro país, muchas de estas plataformas de financiamiento no están permitidas porque la legislación actual las excluye, al no formar parte del sector tradicional.

Por tal motivo, al iniciar nuestro negocio, y diseñar nuestro modelo de financiación, tendremos que optar por alguna de las opciones disponibles, de entre aquellas que formen parte del sector financiero tradicional (Bancos, Financieras, Cooperativas) o aquellas que se ubican fuera de éste pero que aún son permitidas por la legislación, como por ejemplo participación de socios capitalistas, entre otras que pudieran derivarse de acuerdos estrictamente comerciales. Al momento de determinar como nos vamos a financiar, es muy importante que consideremos que existen mecanismos de financiamiento que acarrean mayores compromisos a largo plazo aún y cuando no lo aparenten.

Es muy común que se piense que iniciar nuestro negocio con la participación de socios capitalistas, es mas conveniente que hacerlo a través de un préstamo bancario o con nuestros ahorros, sin embargo, la entrega de acciones supone un compromiso a futuro perpetuo que implica el pago de dividendos y re pago del aporte lo que a la larga es mucho mas costoso que los intereses a pagar en una entidad financiera, esto, sin considerar la injerencia en la toma de decisiones operativas, y las múltiples previsiones que debemos tomar en lo que se refiere a la relación entre socios, motivo por el cual la existencia de un acuerdo de socios formal es indiscutible.
Al considerar la inclusión de socios en nuestro emprendimiento, hemos de tomar cuenta la regulación del aporte, su retorno, la toma de decisiones, la venta de las acciones y sus limitaciones de cara a nuevos accionistas y la no competencia, entre otras tantas situaciones que se toman en cuenta en las relaciones entre socios.

3. Relaciones con terceros: Es obvio que no podemos iniciar nuestro negocio sin considerar el publico objetivo y la determinación de nuestros grupos de interés. En este caso tendremos la tarea de establecer la forma de abordar la relación de nuestra empresa con clientes, empleados y proveedores.
Clientes: Son el objetivo de nuestro emprendimiento, sin clientes no podemos materializar la actividad comercial. La relación que se crea entre nuestra empresa y nuestros clientes se denomina relación de consumo, y la principal connotación de esta relación es que nos ubica bajo el paraguas de la Ley 45 de 2007 conocida como Ley de Protección al Consumidor. Esta Ley supone para nosotros el cumplimiento de obligaciones muy puntuales que deben cumplirse a la hora de comercializar nuestros productos o servicios, estas son:
• El deber de informar
• La idoneidad del producto
• Garantía

Cada una de estas obligaciones a nuestro cargo son derechos reconocidos en favor del Consumidor.
Dejar de considerar estos elementos supone la posibilidad de multas y exigencias que pueden entorpecer nuestra actividad empresarial.
Empleados: Tarde o temprano tendremos que lidiar con la contratación de empleados. Es muy común que este tipo de asuntos se consideren muy tarde y ya cuando hemos recorrido bastante el camino propio de todo emprendimiento. Sin embargo, tomar esto en cuenta desde un principio es determinante que ya se trata de un asunto que sin mucho problema puede suponer para nosotros multas, demandas, sanciones que incluso pueden tener connotaciones penales.
Aquí consideramos:
• El contrato de Trabajo.
• Afiliación a la Seguridad Social
• Permiso de Trabajo

Proveedores: El tema de los proveedores es significativo ya que lo enfocamos desde dos perspectivas, la necesidad que tenemos de estos y la formalización de la relación con ellos. Desde la perspectiva de la necesidad, debemos considerar que en la misma manera en que necesitemos de un proveedor mayores exigencias éste nos pondrá puesto que nosotros mismos queriendo o no lo ubicamos en una posición de dominio por eso es importante saber que los proveedores se clasifican según el nivel de afectación que nos ocasiona la falencia del producto que nos suministran, por lo que debemos evitar en lo posible depender de un solo proveedor.
Por otro lado la formalización de la relación con los proveedores a nivel contractual es grave, ya que dependiendo del tipo de servicio o producto y las condiciones con que contratamos tendremos menores o mayores riesgos. Siempre supone un riesgo el tipo de proveedor, su ubicación, su representación en el país o el nivel de inventario con el que cuenta.

Por ejemplo:
Un proveedor que necesita hacer el pedido fuera del país, y que nos pide un abono para la compra, supone un mayor riesgo para nuestra incipiente empresa que aquel que es local y cuenta con inventario, de la misma manera ocurre con aquel producto que tiene representación local en comparación con el que no la tiene cuando se trata del ejercicio de la garantía.
Al hacer el contrato de suministro o de servicio nos estamos asegurando de poder negociar y garantizar estas condiciones de cara a posibles incumplimientos, ya que podemos formalizar acuerdos relacionados al cumplimiento de la garantía, medios de pago garantizados y penalidades que nos ayudarán a sortear de buena forma el incumplimiento en caso de que este ocurra.

4. Legislación: La creatividad y la originalidad muchas veces se ven limitadas por la legislación que nos aplica. Unos de los principios fundamentales de una STARTUP, es la originalidad e innovación del producto o servicio, sin embargo, pocas veces valoramos la viabilidad jurídica de la idea. Muchas veces el modelo de negocio que nos proponemos desarrollar no cuenta con viabilidad jurídica para ejecutarlo, ya sea porque es irregulado o porque esta estrictamente prohibido por la Ley. Ejemplos de esto lo podemos ver en las formas de financiamiento como el Crowfunding, Crowdlending y la Tokenización de productos o servicios en base a criptomonedas que en nuestro país no es permitido. Otros ejemplos mas aterrizados a nuestra realidad podemos encontrarlos en algunos tipos de servicios que resultan inviables simplemente porque no existe una ley que concretamente los regule como es el caso de UBER y los servicios de delivery por ejemplo.

Por otra parte están aquellos servicios o productos que si están regulados pero que suponen el cumplimiento de requisitos técnicos y legales que incrementan el nivel de la inversión como es el caso de productos para consumo humano que implican la obtención de registros sanitarios cuyo proceso de obtención es costo y demorado, o ciertas actividades que implican el cumplimiento de requisitos especiales que se deben cumplir para la obtención de un aviso de operación, que son las llamadas actividades reguladas. Saber esto de antemano evita que avancemos con una idea que posteriormente se convierta en imposible debido al costo para obtener un permiso o establecer su regularización.

5. Permisologia: De manera adicional al tema “legislación” está la permisologia básica que debemos cumplir para estar debidamente habilitados para operar. Toda empresa ya sea que se desarrolle por medio de una persona natural o jurídica, debe cumplir con tener un aviso de operación y debe inscribirse tanto en Municipio correspondiente como en la Dirección de Ingresos.

Un sistema de SGEE es un proceso que se crea a lo interno de una empresa, para asegurar la disponibilidad de evidencias electrónicas válidas, suficientes y jurídicamente eficaces.

Para dimensionar correctamente la necesidad de contar con un sistema de SGEE, hay que tomar en cuenta que al momento en que la empresa deba defenderse frente a situaciones legales o de cumplimiento, a causa de investigaciones, que contra ella se adelanten, muchos de los elementos -de los que depende su defensa- estarán almacenados en dispositivos digitales, todo gracias al desarrollo actual de la tecnología, que permite almacenar información que va desde archivos hasta datos de geolocalización, mensajes de correo electrónico, logs u otro tipo de datos almacenados en las infraestructuras de la información.

Esto significa que toda empresa debe prestar especial atención a la manera como almacena digitalmente la información y qué medidas toma para salvaguardarla, considerando un esquema que generalmente contempla cuatro fases que son: definición, recogida, custodia y aportación.

Para explicarlo mejor, pensemos que nos encontramos en un proceso donde nos estamos defendiendo de un reclamo laboral por despido injustificado en base a desobediencia, y que por tanto necesitamos probar que efectivamente se dio al empleado una orden clara y directa de hacer algo. Resulta que la instrucción fue enviada por correo electrónico. En este caso, servirá de mucha ayuda los datos del sistema que almacenan la información de tráfico de mensajes y el reporte extraíble del día, hora y contenido de un mensaje enviado de un IP “A” a un IP “B”, dato que servirá sin duda para determinar la identidad de quien envía y quien recibe. Como elemento circunstancial de cumplimiento de la disposición laboral, esta información es más que relevante y apreciable.

Como se deduce del ejemplo anterior, la importancia de contar con un proceso que identifique los elementos que resultan imprescindibles de preservar y la manera como estos aportan a la defensa de los intereses de la empresa, sirve de pilar para que a su vez se tomen medidas de seguridad tendientes a que estos no se pierdan ya sea porque intencionalmente o por error alguien los borre o se pierdan a causa de accesos no autorizados o actividades delictivas.

Si contar con estas pruebas es determinante para salir bien librados de un reclamo, una investigación o ganar un proceso, lo correcto es hacer la gestión que resulte necesarias para salvaguardar su integridad.