En la primera parte de esta entrega hablamos de la relación de hegemonía que existe ente la empresa y el proveedor y de como esto nos afecta; también hablamos de las garantías del producto o servicio y la relación con el pago. En esta entrega hablaremos de cómo el pago esta vinculado a la ejecución del servicio.
3. El impacto del tipo de servicio en el pago: Ciertamente la cuestión más grave es pagar por algo que no recibimos; poner en manos de un proveedor una cantidad de dinero sin recibir aquello por lo que pagamos es la situación mas complicada en la que podemos estar. Sin embargo, es muy cierto que muchas veces es inevitable que tengamos que “abonar” alguna suma de dinero a un proveedor ya que es probable que este no tenga la capacidad de “financiar” la adquisición de materiales, la importación del producto o la mano de obra de los trabajos o servicios. Aquí, algunas realidades contractuales que debemos tomar en cuenta en toda negociación:
· IMPORTACIÓN: Cuando el proveedor no cuenta con inventario suficiente para satisfacer la demanda o vende un producto tan especial que su importación solo se hace contra pedido, es muy posible que se nos exigirá un abono, contra el pago del cual, se ordenará el despacho de la mercancía o su fabricación. En esta situación toda nuestra gestión debe enfocarse en evitar que el Proveedor reciba el pago y nunca encargue la mercancía ya que ese es el escenario mas grave porque no solo arriesgamos el dinero, sino que estaremos bajo la falsa creencia de que la mercancía esta “en camino” cuando no es así lo que también nos impactará negativamente por el atraso que eso supondrá en nuestro propio proceso operativo. Ante esta situación ciertas recomendaciones:
- Establezca contacto directo con la Fábrica. Esto le garantiza cierta seguridad de que la orden se procesó.
- Trate de pagar directo a la Fabrica, pero dentro de un contrato con el Proveedor local mediante cesión de pago. Esto le garantiza el compromiso del proveedor local ya que éste se hará responsable del pago y se asegura el uso correcto del fondo.
- Pague con garantías: Funciona la fianza de cumplimiento, el pago mediante carta crédito, entre otras figuras disponibles.
- Verifique el incoterm que le están aplicando. Un incoterm es una regla de aplicación internacional que sirve para homologar principios aplicables a este. Los Incoterms regulan temas como la recepción de la mercancía, la responsabilidad por perdida o daños y suponen cambios en la contratación porque pueden impactar el precio.
- Exija seguros: Recordemos que nuestra mercancía puede perderse en alta mar o en un puerto o aeropuerto. Este es otro elemento importante por el cual se debe establecer el INCOTERM en el contrato. De esta forma sabemos qué seguro se nos aplica. Es importante que se tome en cuenta que el Proveedor nos está transfiriendo los costos de la importación incluyendo los seguros por lo que debemos exigir que se nos diga cual se nos aplica.
· SERVICIOS CONSTRUCTIVOS (CONTRATOS DE OBRA): Cuando el servicio que contratamos es una obra constructiva es muy usual que el Contratista exija un “anticipo”. El anticipo no es un abono como se suele pensar. Aquellos que no estén muy familiarizados con el proceso, pueden tener problemas con la manera en que este tipo de contratos funciona. El anticipo, a diferencia de un abono no implica el descuento del total aportado de forma inmediata en el precio. El anticipo es un monto que se usa por el contratista y que se irá descontando de forma proporcional a cada factura por avance que el contratista presente, por ejemplo: Si usted compra una casa que tiene un precio de 50,000 y abona 20,000 usted por contrato recibirá una facilidad de pago que será igual al saldo es decir 30,000 en cuotas determinadas según el plazo que se le otorgue, sin duda, aunque fuera un solo pago serán 30,000.00. En un contrato de obra y bajo las mismas cifras, la obra costará 50,000.00 el contratista pedirá 10,000 de anticipo, pero no se le descontarán esos 10,000 del precio de forma inmediata, éste le pasará facturas por avance de obra en base a 50,000 y le aplicará recurrentemente un 20% de descuento en pago del anticipo. Esto ocurre porque el CONTRATISTA no podría financiar una obra si los gastos y honorarios no se le pagaran contra avance de forma recurrente ya que no le alcanzaría para planilla, materiales, etc. en una forma de verlo el Anticipo es una especie de préstamo que le hacemos al Contratista. El principal riesgo aquí es que el CONTRATISTA no use el anticipo para lo que debe usarlo, lo que, de ocurrir, afectará el avance y generará atrasos en la ejecución con los que tendremos que lidiar. Para evitar que esto ocurra ciertas recomendaciones:
- Exigir la presentación de una fianza por buen uso de anticipo.
- Asegurar las condiciones contractuales de la fianza de anticipo y de cumplimiento. La mayoría de las fianzas incluyen cláusulas que las anulan cuando se modifican las condiciones del contrato.
- Pago directo a proveedores. Esta es una forma de evitar el pago de anticipos y asumir el riesgo ya que se paga directo al proveedor de los materiales e insumos.
- Control exacto entre el pago y el avance real. Entre más se distancie el monto desembolsado del avance real, más exposición tenemos de perder dinero frente a un incumplimiento.
En la tercera entrega hablaremos de la calidad del producto o servicio y las previsiones a tomar.